Wij vinden uw privacy belangrijk. Wij gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en zorgen voor naleving van de geldende privacywetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Door middel van deze privacyverklaring informeren wij u over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan. Wij geven met deze privacyverklaring uitvoering aan onze informatieverplichting die de AVG aan ons als verwerkingsverantwoordelijke oplegt.

Verwerkingsverantwoordelijke

Utopie advocaten is een kostenmaatschap die bestaat uit twee ondernemingen van Marco van Duijn advocatuur en Etienne Prins advocatuur (verder te noemen: “advocaten”, “ons” of “wij”), beide gevestigd in Den Haag (2518 JR) aan de Waldeck Pyrmontkade 116. De advocaten zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u cliënt bent van één van de advocaten wordt met betrekking tot de aansprakelijkheid ook verwezen naar de Algemene Voorwaarden van de afzonderlijke advocaat.

Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze Privacy Verklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van onze (potentiële) cliënten, wederpartijen, en alle overige personen waarmee wij contacten onderhouden of die gebruik maken van onze diensten.

Voor onze werknemers, student-stagiairs en sollicitanten geldt deze privacyverklaring niet.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verwerken de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, bijvoorbeeld in het kader van onze dienstverlening aan u.
De persoonsgegevens die wij van u verwerken kunnen de volgende zijn:

• contactgegevens en andere gegevens, waaronder uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, (kopieën van) identiteitsdocumenten die van u zijn verkregen bij het verstrekken van een opdracht tot het verlenen van juridische diensten;
• overige persoonsgegevens – waaronder bijvoorbeeld financiële gegevens en gezondheidsgegevens – die onderdeel uitmaken van het dossier dat wij voor u behandelen.

Doeleinden van het gebruik

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Het uitvoeren van een overeenkomst waarin u ons opdracht hebt verstrekt tot het leveren van juridische diensten. Indien u een zaak in behandeling geeft aan een advocaat worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd. Verder kunnen ook andere persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak. Uw gegevens worden ook gebruikt voor facturatie van de verleende diensten of het aanvragen van gefinancierde rechtshulp. Ook kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van partijen die bij een (recht)zaak betrokken zijn, zoals persoonsgegevens van de partij waar u een geschil mee heeft.
2. Het voldoen aan juridische en wettelijke verplichtingen. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort). Bij het maken van een kopie van een identiteitsbewijs zorgen wij ervoor dat de gegevens die wij niet nodig hebben, niet worden gekopieerd.
3. Het onderhouden van contact met u. Uw contactgegevens worden bijgehouden in ons klantsysteem en kunnen worden gebruikt voor onder meer het toezenden van informatie die u aan ons hebt gevraagd. Deze contactgegevens kunnen bijvoorbeeld zijn verkregen doordat u een visitekaartje heeft afgegeven of ons een e-mail heeft gestuurd.
4. Overige situaties waar de advocaten een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

Rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen indien daar een wettelijke rechtsgrond voor aanwezig is. De rechtsgronden op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken zijn:

1. Toestemming
   Als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toesturen van nieuwsbrieven indien u nog geen klant van ons bent. U heeft het recht om een reeds gegeven toestemming weer in te trekken.
2. Overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
   Indien u aan ons een opdracht verleent tot het leveren van diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.
3. Wettelijke verplichting
   In bepaalde gevallen zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken. Dat is bijvoorbeeld het geval inzake de Wet voorkoming witwassen en terrorismebestrijding.
4. Gerechtvaardigd belang
   Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy.

Door ons ingeschakelde derde partijen (verwerkers)

Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die – uitsluitend in onze opdracht – persoonsgegevens verwerken. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst. In deze verwerkersovereenkomst staat onder andere dat de verwerkers uitsluitend op onze instructie handelen en de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden mogen gebruiken.

Verwerkers die wij bijvoorbeeld gebruiken zijn partijen die door ons gebruikte software aanbieden en hosten. Verder schakelen wij ICT-dienstverleners in voor het beheer van ons IT-netwerk.

Door ons ingeschakelde derde partijen, die als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld een accountant, notaris of een ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.

Tot slot kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat of een rechterlijk bevel haar daartoe verplicht.

Verstrekking persoonsgegevens aan derden

In het kader van onze dienstverlening kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen met andere partijen. Bijvoorbeeld in het kader van een gerechtelijke procedure waarbij het nodig is uw persoonsgegevens te verstrekken aan een deskundige. De advocaat die uw zaak in behandeling heeft zal dat in vrijwel alle gevallen op voorhand met u bespreken.

Doorgifte buiten de (Europese Economische Ruimte) EER

Wij kunnen persoonsgegevens aan een partij buiten de EER doorgeven als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten, of indien dat noodzakelijk is in het kader van een rechtsvordering waarvoor wij u juridische ondersteuning verlenen.

Uw rechten

Iedere persoon kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens.

Zo hebt u het recht tot:

• inzage (en afschrift) van de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
  rectificatie (het corrigeren van uw (onjuiste of onvolledige) gegevens);
  verwijdering van persoonsgegevens.

Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens of vragen dit gebruik te beperken. In bepaalde gevallen kunt u zelfs uw gegevens opvragen en meenemen naar een andere partij. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u nadere informatie over uw rechten.

Bewaartermijnen

Uw persoonsgegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor het doel waarvoor wij de gegevens hebben verkregen, tenzij er een wettelijke bewaartermijn geldt.
In het geval wij u hebben bijgestaan met juridisch advies of een juridische procedure voor uw hebben gevoerd, bewaren wij uw dossier – in beginsel – gedurende een periode 1 maand in ons papieren archief en een periode van 7 jaar in ons digitale archief.

Beveiligingsmaatregelen

Wij hechten grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgen, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.

Functionaris voor gegevensbescherming

Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming. Dit is Etienne Prins. U kunt contact met hem opnemen via: etienne@utopie.nl of het algemene kantoornummer (T +31 70 7830036).

Klachten?

Als u klachten hebt over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen door een mail te sturen naar etienne@utopie.nl of ons te bellen. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.